Definisi
Whistleblowing
Adalah sistem yang dibuat untuk menjadi sarana bagi semua pihak untuk melaporkan tindakan dugaan pelanggaran sesuai dengan kategori tindakan pelanggaran yang dijelaskan dalam Kebijakan Pelanggaran.
Whistleblower
Adalah pihak yang melaporkan tindakan tindak dugaan pelanggaran sesuai dengan kategori tindakan pelanggaran yang dijelaskan dalam Kebijakan Pelanggaran poin.
Tim Whistleblowing
Adalah suatu tim yang dibentuk oleh Perusahaan yang terdiri dari Manager atau Kepala Departemen Internal Audit, Departemen Legal, Departemen HR, dan Corporate Secretary, yang karena fungsi dan kapasitasnya, dipercayakan oleh Perusahaan untuk bertugas:
Memastikan kerahasiaan isi laporan.
Melindungi identitas WIPO dan identitas pelapor.
Menerima laporan pelanggaran dan melakukan pemilahan pelanggaran berdasarkan jenis pelanggaran untuk kemudian menugaskan WIPO untuk melakukan investigasi.
Mengambil tindakan lebih lanjut atas hasil investigasi yang dilakukan oleh WIPO, termasuk meneruskan kepada Dewan Direksi untuk melakukan tindakan lebih lanjut atas pelanggaran yang signifikan .
Melakukan pencatatan risalah investigasi beserta dengan hasil serta pelaporannya.
Whistleblower Investigation and Protection Officer (WIPO)
Adalah bagian dari tim Whistleblowing, yaitu pihak yang ditunjuk Perusahaan mewakili Departemen Internal Audit, Departemen Legal, dan Departemen HR yang ditunjuk oleh tim Whistleblowing untuk melakukan investigasi atas adanya dugaan pelanggaran perilaku.
Adapun peran anggota WIPO juga memiliki tugas untuk memastikan pelapor whistleblowing dilindungi oleh Perusahaan dari tindakan pembalasan atau ancaman tindakan pembalasan dan identitas pelapor tidak akan diungkapkan.
Tanggung jawab dari WIPO adalah sebagai berikut:
Melindungi Pelapor Whistleblowing.
Melakukan investigasi dan melakukan tindak lanjut yang diperlukan atas pelanggaran yang terjadi.
Menyampaikan laporan:
Laporan pelanggaran dalam skala signifikan
Jika terdapat tindakan pelanggaran dalam kategori yang signifikan, maka WIPO dapat meneruskannya kepada Dewan Direksi (Board of Directors) melalui tim Whistleblowing sebagai tindak lanjut atas tindakan pelanggaran tersebut, dan kemudian Dewan Direksi akan memutuskan keputusan akhir atas tindakan pelanggaran yang signifikan tersebut.
Laporan pelaksanaan kebijakan Whistleblowing
WIPO juga bertanggung jawab untuk menyampaikan Summary laporan pelaksanaan Kebijakan Pedoman Pelanggaran (Whistleblowing) kepada Komite Audit untuk kemudian dilakukan tinjauan atas efektifitas kebijakan Whistleblowing dan kepatuhan terhadap undang-undang.
Tujuan
Kebijakan Whistleblowing ditujukan untuk :
Kepatuhan perusahaan terhadap POJK No. 21/POJK.04/2015 tentang Penerapan Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka, SEOJK No. 32/SEOJK.04/2015 tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka.
Memberikan perlindungan hukum terhadap Whistleblower dalam kasus pelaporan pelanggaran, termasuk jaminan keamanan, kerahasiaan identitas, serta perlindungan dari ancaman atau tindakan balas dendam.
Menetapkan prosedur pelaporan tindakan tidak etis atau ilegal dalam Bayan Group guna memastikan setiap laporan diinvestigasi secara menyeluruh serta telah diambil tindakan yang tepat.
Mempromosikan transparansi, menjunjung tinggi perilaku etis, dan mengedepankan perilaku yang bertanggung jawab, di dalam lingkungan Bayan Group maupun dalam menjalin hubungan kerja dengan pihak eksternal, dalam hal ini mitra bisnis dan lembaga pemerintah atau pihak yang terkait dengan Bayan Group.
Melindungi dan menjaga citra perusahaan.
Meningkatkan sistem pengendalian internal dalam menjalankan prinsip Good Corporate Governance.
Tindakan Pelanggaran yang Diatur dalam Buku Kebijakan Pelanggaran Kebijakan Whistleblowing Bayan Group
Tindakan yang dapat dilaporkan adalah seluruh bentuk tindakan tidak etis atau ilegal dengan alasan serta bukti yang kuat untuk dicurigai dan ditindaklanjuti oleh Perusahaan, yang berhubungan dengan tindakan-tindakan sebagai berikut:
Korupsi dan kolusi.
Penyuapan.
Penipuan, manipulasi, ketidakjujuran, pencuri/penggelapan, pelanggaran proses pengadaan barang dan jasa, penyalahgunaan jabatan/wewenang.
Pelanggaran terhadap diskriminasi, penindasan, intimidasi, tindakan SARA (Suku, Agama, Ras, Antargolongan).
Perbuatan yang dilakukan dengan unsur kesengajaan secara berulang yang membahayakan keselamatan kerja dan keamanan Perusahaan.
Pelanggaran terhadap seluruh kebijakan dan pedoman perusahaan, antara lain namun tidak terbatas pada Peraturan Perusahaan, Kode Etik Perusahaan, Pedoman yang diterbitkan oleh Perusahaan, dan Standard Operating Procedure (SOP).
Perbuatan yang melanggar hukum dan atau peraturan perundang-undangan lainnya (termasuk namun tidak terbatas pada pelecehan seksual, pencurian, kekerasan, pemerasan, penggunaan narkoba, dan perbuatan kriminal lainnya).
Perbuatan penerimaan gratifikasi yang wajib dilaporkan, yang tidak sesuai dengan Pedoman Pengelolaan dan Pengendalian Gratifikasi Bayan Group.
Pelaporan Whistleblowing
Saluran Pelaporan Kerahasiaan atas Whistleblowing
Pelaporan atas Whistleblowing dapat dilakukan melalui beberapa media kerahasiaan sebagai berikut:
Website, pada link https://www.bayan.com.sg/whistle-blowing-system
E-mail dapat dikirimkan ke whistleblowing@bayan.com.sg
Hotline, SMS dan Whatsapp, panggilan dapat dilakukan melalui nomor +62 811-1050-9001
Surat, ditandai sebagai rahasia, dapat dikirimkan ke PT Bayan Resources Tbk, Gedung Office 8, Lantai 37, Unit A - H, Jalan Senopati No. 8B, Senayan, Kebayoran Baru, Kota Adm. Jakarta Selatan, DKI Jakarta Indonesia, 12190. Telp: (62-21) – 2935 6888, Attention: Tim Whistleblowing
Anonimitas
Pelapor dalam memilih untuk membuat pelaporan tanpa mencantumkan identitas diri (anonymous), dan pelapor tetap diberikan perlindungan dan keselamatan. Akan tetapi, akan ada sejumlah kesulitan dengan pelaporan anonim, yaitu:
(a) Tindak lanjut terbatas (WIPO tidak dapat mencari informasi tambahan atau klarifikasi dari whistleblower, dan jika laporan kurang rinci atau tidak jelas, investigasi dapat terhenti).
(b) Informasi tidak mencukupi (tanpa bukti pendukung atau konteks yang memadai, akan sulit bagi investigator untuk mendukung klaim atau mengambil tindakan yang dapat ditindaklanjuti).
(c) Kesulitan dalam menilai kredibilitas (tanpa mengetahui identitas whistleblower, akan lebih sulit untuk menilai kredibilitas atau motif mereka, yang mengakibatkan ketidakpastian tentang kebenaran laporan).
(d) Investigasi yang menantang (tanpa akses ke whistleblower sebagai saksi kunci, investigator akan mengalami kesulitan untuk mengumpulkan bukti pendukung tambahan).
(e) Kesulitan dalam mencegah pembalasan (karena organisasi tidak mengetahui identitas whistleblower, akan lebih sulit untuk memantau atau memastikan bahwa mereka tidak menghadapi pembalasan dan lebih sulit untuk memberikan perlindungan hukum).
Perlindungan terhadap Whistleblower
Tidak adanya tindakan balas dendam terhadap pelapor
Bayan Group melarang keras segala bentuk tindakan balasan terhadap pelapor yang meliputi pemecatan yang tidak mengedepankan azas keadilan, penurunan jabatan sebagai hasil upaya tindakan balas dendam atas pelaporan, pelecehan, atau tindakan diskriminasi lainnya terkait dengan pekerjaan, serta berkomitmen penuh untuk melindungi identitas pelaporan serta kerahasiaan isi pelaporan pelanggaran.
Kerahasiaan Laporan
Semua laporan Whistleblowing akan ditangani dengan sangat berhati-hati dan penuh unsur kerahasiaan baik oleh tim Whistleblowing maupun WIPO. Kerahasiaan identitas pelapor akan dilindungi oleh WIPO. Identitas pelapor hanya akan diungkapkan dengan persetujuan pelapor terlebih dahulu dan jika diwajibkan oleh hukum.
Format Pelaporan Kasus Whistleblowing
Pelapor diharapkan dapat mengungkapkan informasi sebaik-baiknya dengan rincian kejadian dan atau bukti awal untuk kemudahan penyelidikan awal.
Hal-hal tersebut dapat berupa:
Tanggal, waktu, dan lokasi kejadian;
Nama dari pihak yang dilaporkan dan atau yang terkait, termasuk jabatan/unit/divisi (jika nama jabatan/unit/divisi diketahui);
Hubungan pelapor dengan pihak yang dilaporkan;
Detail tindakan yang dilakukan oleh pihak yang dilaporkan; dan
Bukti atas terjadinya tindakan tersebut, dapat berupa bentuk foto, rekaman, dokumen atau hal lainnya.
Laporan atau Informasi Palsu
WIPO akan melakukan peninjauan awal untuk menentukan kredibilitas daripada laporan tersebut. Pelapor diharapkan memiliki alasan serta bukti yang valid pada saat memberikan informasi dan meyakinkan bahwa informasi tersebut adalah benar adanya. Pelapor juga diharapkan untuk menyampaikan informasi tersebut dengan itikad baik tanpa adanya niat untuk memanipulasi atau mencemarkan nama baik pihak lain.
Itikad Baik
Tujuan dari kebijakan whistleblowing ini adalah mempromosikan transparansi dan menjunjung tinggi perilaku etis yang bertanggung jawab di dalam lingkungan Bayan Group. Mencapai tujuan tersebut, perlu dilandasi dengan adanya semangat itikad baik yaitu niat yang jujur dan tulus dalam melaporkan dugaan pelanggaran yang didasarkan pada kecukupan dan validitas informasi awal yang handal dan diyakini benar oleh Pelapor atau whistleblower, tanpa adanya motif pribadi untuk merugikan, mencemarkan nama baik dan/atau memanipulasi pihak lain. Pelapor yang bertindak dengan itikad baik tidak akan dikenakan sanksi, meskipun laporan tersebut ternyata tidak terbukti atau tidak dapat didukung dengan bukti yang cukup. Tujuan kebijakan ini adalah untuk mendorong transparansi dan kejujuran dalam pelaporan, serta memberikan perlindungan kepada whistleblower yang melaporkan dengan itikad baik.
Sanksi atas Laporan atau Informasi Palsu
Sanksi ataupun upaya hukum dapat diberlakukan apabila ternyata informasi atau pelaporan tersebut terbukti tidak berdasarkan fakta, bukti, ataupun informasi yang valid, yang berpotensi mencemarkan nama baik pihak Perusahaan dan pihak tertentu. Sanksi juga dapat diberlakukan untuk pelaporan dengan itikad buruk jika terbukti bahwa laporan dilakukan dengan itikad buruk, seperti dengan sengaja menyampaikan informasi palsu atau menyesatkan dengan tujuan merugikan pihak lain atau menguntungkan diri sendiri secara tidak sah, maka pelapor dapat dikenakan sanksi, yang dapat berupa tindakan disipliner atau upaya hukum, sesuai dengan peraturan yang berlaku di Perusahaan. Sanksi ini akan diberikan setelah dilakukan evaluasi menyeluruh oleh Tim Whistleblowing. Adapun jika terbukti laporan dilakukan dengan niat jahat, untuk memfitnah, atau tanpa bukti yang masuk akal, whistleblower dapat dikenakan sanksi hukum, seperti pencemaran nama baik atau fitnah, sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.