Latar Belakang
Dalam pelaksanaan kegiatan bisnis PT Bayan Resources Tbk (Perseroan) pada umumnya tidak terlepas dari hubungan dan interaksi antara para pihak baik internal maupun eksternal yang saling menjalin kerjasama yang harmonis,serasi dan berkesinambungan dengan tidak melupakan etika dan prinsip-prinsip good corporate governance (GCG). Terkait dengan hubungan bisnis, hal yang sering terjadi dalam praktek kegiatan kerja sehari-hari selalu muncul dan tidak terhindarkan adalah adanya gratifikasi dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
Oleh sebab itu, untuk menjaga hubungan bisnis dengan para pemangku kepentingan maka Perseroan perlu mengatur hal-hal yang terkait dengan gratifikasi dan tata cara atau mekanisme pelaporannya dilingkungan Bayan Group.
Dalam rangka mewujudkan pengelolaan bisnis Bayan Group yang amanah dan transparan, maka Perseroan menyadari pentingnya penerapan sikap yang tegas terhadap penanganan gratifikasi yang melibatkan seluruh Insan Bayan Group. Hal ini penting untuk dibudayakan di lingkungan Bayan Group sebagai suatu proses pembelajaran yang mengedepankan Harkat, Martabat dan Citra yang tinggi dalam menjalin hubungan bisnis dengan pemangku kepentingan. Untuk itu, disusunlah Pedoman Pengelolaan dan Pengendalian Gratifikasi PT Bayan Resources Tbk sebagai panduan menangani hal tersebut.
Maksud,Tujuan dan Manfaat
Kebijakan pengendalian gratifikasi ini merupakan landasan bagi Bayan Group dalam mengatur hal- hal yang terkait hubungan bisnis Perseroan dengan mitra kerja dan/atau vendor yang dapat menimbulkan konflik kepentingan.
Kebijakan ini disusun sebagai pedoman bagi seluruh karyawan untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan terkait gratifikasi, guna menciptakan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance) dalam setiap kegiatan bisnis Perseroan.
Mewujudkan pengelolaan Perseroan yang bebas dari segala bentuk Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN).
Pengertian Gratifikasi
Pengertian Gratifikasi dalam Undang-Undang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi, bahwa :
Yang dimaksud dengan ”Gratifikasi” adalah pemberian dalam arti luas, yakni meliputi pemberian uang barang, logam mulia, rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya yang diberikan, diterima, dan dialokasikan dengan harapan dapat mempengaruhi objektivitas profesional penerimanya. Gratifikasi tersebut baik yang diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik ataupun tanpa sarana elektronik.
Kebijakan Umum
Gratifikasi sering kali dianggap sebagai bentuk sopan santun dalam berbisnis, namun dalam kasus tertentu, penerimaan Gratifikasi dapat mengganggu objektivitas Insan Bayan Group. Perseroan melarang Insan Bayan Group baik secara langsung maupun tidak langsung menerima atau mencari gratifikasi yang dianggap mewah dan diluar kebiasaan bisnis yang lazim, yang dapat bertentangan dengan objektivitas dalam menjalankan tugas dan kewajiban.
Apabila ditawarkan atau diberikan gratifikasi yang tidak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam pedoman ini, maka Insan Bayan group wajib melakukan penolakan tawaran atau pemberian tersebut, dan apabila gratifikasi tersebut sudah diterima, maka yang bersangkutan wajib melaporkan gratifikasi tersebut kepada Tim Pengelolaan dan Pengendalian Gratifikasi.
Prinsip Dasar
Penolakan gratifikasi
Apabila ditawarkan/diberikan gratifikasi yang tidak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam pedoman ini, maka wajib Melakukan Penolakan dengan cara yang santun dan sopan, dengan memberikan penjelasan mengenai kebijakan ini kepada pihak pemberi. Selanjutnya, wajib juga Melaporkan Penolakan atas hadiah dan hiburan tersebut kepada Tim Pengelolaan dan Pengendalian Gratifikasi Perseroan.
Penerimaan gratifikasi
Seluruh Insan Bayan Group Dilarang untuk menerima atau meminta baik secara langsung ataupun tidak langsung gratifikasi karena alasan jabatannya maupun anggota keluarga (Keluarga Inti) dari setiap Pihak yang memiliki hubungan bisnis, atau pesaing dengan bertujuan untuk mendapatkan informasi, ataupun suatu hal lain yang tidak dibenarkan oleh ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Pengendalian gratifikasi
Setiap Insan Bayan Group mempunyai tanggung jawab untuk mengedepankan prinsip Akuntabilitas dan Transparansi dalam melaporkan kegiatan yang terindikasi sebagai gratifikasi karena alasan jabatan dan/atau anggota keluarga (Keluarga Inti).
Pelaporan gratifikasi
Seluruh Insan Bayan Group wajib melaporkan gratifikasi yang diterima karena alasan jabatan dan/atau anggota keluarga (Keluarga Inti) yang termasuk dalam kategori gratifikasi yang Wajib Dilaporkan (kriteria gratifikasi yang wajib dilaporkan akan dijelaskan pada bab selanjutnya) kepada Tim Pengelolaan dan Pengendalian Gratifikasi.
Klasifikasi Gratifikasi
Penerimaan gratifikasi yang harus ditolak
Adalah segala bentuk penawaran dan/atau pemberian sesuatu yang dianggap sebagai gratifikasi yang berhubungan dengan jabatan dan/atau berlawanan dengan kewajiban atau tugasnya.
Suatu penerimaan hadiah dan hiburan menjadi terlarang apabila memenuhi minimal 1 (satu) komponen sebagai berikut :
Gratifikasi tersebut berhubungan dengan wewenang/jabatan di Perseroan, sehinga dapat menimbulkan konflik kepentingan yang mempengaruhi independensi, objektivitas, maupun profesionalisme.
Gratifikasi tersebut memiliki tujuan tertentu untuk mendapatkan keuntungan diluar kewajaran secara profesional, dengan melibatkan insan Bayan Group, dalam hal membantu, memperoleh, mempertahankan serta mengarahkan bisnis Perseroan kepada pihak eksternal.
Gratifikasi bertujuan secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi kapasitas Insan Bayan Group untuk melakukan tindakan yang tidak sesuai dan/atau melanggar kebijakan Perseroan.
Penerimaan gratifikasi yang wajib dilaporkan
Beberapa jenis gratifikasi yang wajib dilaporkan apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :
Pemberian hadiah dalam arti luas seperti barang, uang, logam mulia, fasilitas hiburan, fasilitas wisata, voucher, akomodasi dari pemangku kepentingan dan bentuk hadiah berharga lainnya yang dianggap wajar untuk diberikan dan diterima karena berkaitan dengan jabatan penerima, dan oleh karena itu dapat mempengaruhi objektivitas profesional Insan Bayan Group.
Segala bentuk hadiah dalam rangka perayaan hari besar keagamaan seperti Idul Fitri / Natal atau hari besar lainnya dari pemangku kepentingan yang bernilai melebihi Rp. 5.000.000 (lima juta Rupiah).
Pemberian fasilitas perjalanan wisata (hotel, transportasi/tiket, dan lainnya dari pihak external kepada Insan Bayan Group.
Penerimaan fasilitas transportasi, akomodasi, uang saku dalam kegiatan perjalanan dinas dari calon penyedia barang atau jasa rekanan Perseroan.
Gratifikasi yang diterima dari pihak ketiga sebagai hadiah atas kerjasama/perjanjian kerja sama yang dibuat.
Pemberian tidak resmi dalam bentuk uang atau non-uang sebagai tanda terima kasih yang diterima Insan Bayan Group dari pihak lain terkait dengan proses pemeriksaan kelayakan pekerjaan atau proses persetujuan atau pemantauan atas pekerjaan pihak lain tersebut.
Pemberian dalam bentuk apapun dari pihak lain sehubungan dengan kenaikan pangkat dan jabatan baru Insan Bayan Group yang biasanya diberikan sebagai tanda perkenalan.
Kesempatan atau keuntungan termasuk jumlah/prosentase bunga khusus atau diskon komersial yang diterima Insan Bayan Group karena hubungan pribadi atau jabatan dan tidak berlaku bagi masyarakat umum.
Gratifikasi yang diterima oleh Insan Bayan Group dalam suatu pesta pernikahan dari pihak ketiga yang bernilai melebihi dari Rp. 5.000.000 (lima juta Rupiah).
Makanan, minuman dan hiburan yang diberikan secara khusus, dikarenakan jabatan atau kewenangan Insan Bayan Group yang bersangkutan, yang dilakukan di luar dan tidak berhubungan dengan tugas resminya.
Dalam proses komunikasi, negosiasi, dan pelaksanaan kegiatan dengan pihak lain terkait dengan pelaksanaan tugas dan kewenangannya.
Sebagai ungkapan terima kasih sebelum, selama atau setelah proses pengadaan barang dan jasa, yang berpotensi mempengaruhi objektivitas Insan Bayan Group
Merupakan hadiah atau cinderamata yang ditujukan kepada Insan Bayan Group pada saat kunjungan dinas, yang nilainya melebihi Rp. 5.000.000 (lima juta Rupiah).
Karyawan yang dalam penugasan Perseroan mendapatkan hadiah atau imbalan saat menghadiri suatu acara (seperti seminar, turnamen, olahraga, pertemuan) yang diselenggarakan oleh vendor ataupun non-vendor (seperti instansi, asosiasi) diwajibkan untuk melaporkan dan menyerahkan hadiah atau imbalan tersebut kepada Tim Pengelolaan & Pengendalian Gratifikasi.
Gratifikasi yang tidak wajib dilaporkan.
Gratifikasi memiliki ruang lingkup yang begitu luas, karena secara prinsip terdapat begitu banyak bentuk pemberian yang sepenuhnya tidak berkaitan sama sekali dengan jabatan penerima dan tidak berlawanan dengan kewajiban atau tugasnya, sehingga gratifikasi seperti ini tidak wajib dilaporkan.
Gratifikasi yang tidak wajib dilaporkan adalah :
Gratifikasi yang berlaku umum, yaitu pemberian yang diberlakukan sama dalam hal jenis, bentuk, persyaratan atau nilai kepada semua pihak, memenuhi prinsip kewajaran atau kepatutan serta tidak melanggar peraturan perundang-undangan, norma kesopanan dan kesusilaan.
Kalender, buku agenda;
Cinderamata (seperti bolpoin, barang-barang berlogo perusahaan);
Diberikan dalam kondisi tertentu yang tidak mungkin di tolak, seperti : dapat mengakibatkan rusaknya hubungan baik institusi / perusahaan, membahayakan diri sendiri, dan ada ancaman lain
Hidangan atau sajian yang berlaku umum saat berkunjung ke instansi lain;
Pemberianatau sumbangan terkait musibah bencana; dan
Hadiah (tanda kasih) dalam bentuk uang atau barang dalam penyelenggaraan pernikahan, kelahiran, aqiqah, baptis, khitanan atau upacara keagamaan lainnya dalam batasan nilai pemberian setiap acara paling banyak Rp. 5.000.000 (lima juta Rupiah).
Pemberian dalam bentuk makanan yang dapat dikonsumsi langsung oleh karyawan Perseroan yang ada di devisi terkait.
Dalam hal jamuan makan dengan vendor, biaya jamuan tersebut dibayar oleh vendor tersebut.
KEWAJIBAN & PROSEDUR PERUSAHAAN
Kebijakan & Prosedur meliputi :
Setiap Insan Bayan Group yang memiliki hubungan kerja dengan mitra kerja dan/atau vendor wajib memberitahukan Kebijakan Pengelolaan dan Pengendalian Penerimaan Gratifikasi ini kepada mitra kerja dan/atau vendor.
Setiap Insan Bayan Group dilarang meminta gratifikasi kepada mitra kerja dan/atau vendor untuk tujuan apapun, termasuk meminta atau menerima pekerjaan bagi keluarganya.
Setiap Insan Bayan Group wajib menolak pemberian gratifikasi dengan cara yang sopan
Insan Bayan Group yang menerima gratifikasi (yang masuk dalam kategori wajib dilaporkan) wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis (surat pembatasan penerimaan gratifikasi) yang telah disusun oleh Tim Pengelolaan dan Pengendali Gratifikasi, kepada pemberi gratifikasi untuk mengurangi dan membatasi gratifikasi di waktu mendatang.
Gratifikasi yang diterima dan termasuk ke dalam kategori wajib dilaporkan, wajib diserahkan kepada Tim Pengelolaan dan Pengendalian Gratifikasi selambatnya 7 hari kalender setelah karyawan menerima gratifikasi tersebut.
Gratifikasi tersebut wajib diserahkan dengan melampirkan formulir keterbukaan informasi kepada Tim Pengelolaan dan Pengendalian Gratifikasi, dan akan dibagi secara merata kepada seluruh karyawan Bayan Group mengacu kepada regulasi dan kebijakan yang berlaku.
Jika mengetahui atau menyaksikan tindakan yang bertentangan dengan kebijakan gratifikasi ini, dapat melaporkan via e-mail melalui : whistleblowing@bayan.com.sg